Inserción de documentos en WordPress

Después de aprender a insertar imágenes, audio y vídeo en WordPress, seguramente resultará muy sencillo poner en práctica la incrustación de documentos, ya que la técnica que hay que utilizar es exactamente la misma que en los tres casos anteriores: acudir al editor de WordPress, hacer clic en el botón Añadir objeto, subir los documentos desde el cargador de ficheros, etiquetarlos adecuadamente e insertarlos donde sea necesario.

Principios que deben observarse a la hora de subir e insertar documentos

Aunque insertar documentos en WordPress es tan fácil que resulta muy tentador comenzar a subir ficheros y más ficheros desde el primer minuto, es necesario tener presente algunas observaciones y recomendaciones que nos ayudarán a realizar una gestión adecuada de este recurso:

1. WordPress no es una aplicación específicamente diseñada para la gestión documental. Funcionalidades avanzadas, como el control de versiones, la asignación de permisos para subir y descargar documentos, la subida de ficheros desde el frontend por parte de los usuarios (registrados o no), la ocultación de las URLs de los ficheros, de modo que estas no sean visibles de forma pública, o la asignación de iconos a los distintos tipos de ficheros, no están disponibles en la aplicación. Es cierto que se pueden lograr estas funcionalidades y otras muchas mediante plugins, pero hay que analizar detenidamente el esfuerzo que supone montar un sistema de gestión documental con WordPress habiendo alternativas mucho más potentes al alcance de los centros educativos, como por ejemplo Google Drive.
2. Solo deben subirse al sitio web aquellos documentos que tengan carácter público y hayan de ser visibles en Internet. Si los documentos han de ser privados, o de acceso restringido, las posibilidades nativas de WordPress para gestionar este tipo de contenido son limitadas y no excesivamente robustas o seguras, así que habrá que sopesar cuidadosamente las ventajas e inconvenientes de tal práctica. En la tercera sesión del curso, no obstante, se abordará una propuesta para creación de un sitio web de contenido privado o restringido con WordPress, capaz, entre otras cosas, de gestionar documentos que no deben ser públicos.
3. Solo deben subirse al sitio web aquellos documentos cuya licencia de publicación o distribución lo permita. De nuevo, en este punto hay que aplicar la recomendación que ya hemos expuesto en artículos precedentes: si existe la más mínima duda sobre los derechos de reproducción de un documento, hay que abstenerse de utilizarlo de forma pública.
4. Hay que etiquetar los documentos cuidadosamente, a fin de garantizar que sea posible realizar búsquedas eficientes en la biblioteca multimedia. Cuando se acumulan los documentos en un sitio web, resulta muy difícil identificarlos a primera vista, ya que, a diferencia de las imágenes, WordPress no genera miniaturas de los documentos (véase, a este respecto, la “Nota sobre las miniaturas de los PDFs” al final de este artículo). Si los documentos carecen de metadatos, será imposible realizar búsquedas satisfactorias.
5. El tamaño de los documentos tiene su importancia, sobre todo en el caso de ciertos PDFs o presentaciones. No se deben subir ficheros muy grandes al sitio web, entre otras razones porque el espacio de almacenamiento es limitado, y porque existen restricciones que los usuarios no pueden modificar (en los servidores del PNTE, la subida de ficheros mediante aplicaciones web está limitada a 16 MB). Si es necesario almacenar documentos de gran tamaño, recomendamos que se utilicen servicios como Google Drive, ya citado, o Dropbox; ambos pueden integrarse de forma bastante satisfactoria con WordPress.
6. WordPress no admite todos los tipos de documentos existentes. Muchos no se  pueden subir mediante la aplicación, por motivos de seguridad o, sencillamente, porque WordPress no ha previsto su uso. Si se quieren superar estas limitaciones, habrá que instalar un plugin que permita añadir tipos Mime adicionales. Entre los plugins más recomendables a tal efecto podemos citar los siguientes: Enhanced Media Library y WP Add Mime Types.
7. Aunque WordPress permita subir muchos tipos de documentos, en la inmensa mayoría de los casos solo proporciona la posibilidad de insertarlos mediante un enlace. No es posible, pues, abrir los documentos mediante un visor, asignarles un icono de tipo de documento, visualizar los metadatos de forma pública, etc. Todas estas funcionalidades, claro está, se pueden lograr mediante los correspondientes plugins. En la sesión del curso dedicada a la creación de sitios web privados o de contenido restringido veremos algunos complementos mediante los cuales se pueden conseguir tales objetivos.

Cómo insertar los documentos

Mediante las funciones nativas de WordPress, un documento se puede insertar de dos formas diferentes:

1. Como un fichero enlazado a sí mismo. Para ello, hay que hacer clic en botón Añadir objeto del editor, subir el documento o seleccionarlo si ya existe, enlazarlo a sí mismo (mediante la opción “Archivo multimedia” de la función “Ajustes de visualización de adjuntos”), e insertarlo. El aspecto que adquiere un documento insertado de esta manera puede comprobarse en los enlaces que aparecen a continuación. Por supuesto, los enlaces que inserta WordPress se pueden editar, por ejemplo para modificar el texto y añadir información importante, como el tamaño del fichero:

• Documento PDF (253 KB)
• Documento de Word (18 KB)
• Hoja de cálculo de Excel (45 KB)
• Presentación de PowerPoint (2 MB)

2. Como un fichero enlazado a su correspondiente página de adjunto. El procedimiento es igual al descrito en el párrafo anterior; la única diferencia consiste en que, a la hora de insertar el documento, hay que seleccionar la opción “Página de adjunto” de la función “Ajustes de visualización de adjuntos”.

• Documento de OpenOffice ( 5 KB)
• Hoja de cálculo de OpenOffice (31 KB)
• Presentación de OpenOffice (2 KB)

En general, la opción más recomendable es siempre la primera, ya que permite disponer de un enlace directo al fichero, sobre el cual se puede pulsar, para abrirlo, o seleccionar la opción “Guardar el enlace como”, para poder descargarlo.

Inserción de documentos que no forman parte de la biblioteca multimedia

Al igual que ocurre con los ficheros de imagen, audio y vídeo, WordPress permite insertar un fichero que no forme parte de la biblioteca multimedia. Este fichero puede estar ubicado en el propio servidor que aloja la instalación de WordPress o en cualquier otro; para insertarlo, el único requisito necesario es conocer con exactitud su URL. El procedimiento para insertarlo es muy simple: desde el editor de WordPress, hay que hacer clic en el botón Añadir objeto, seleccionar la opción Insertar desde URL, copiar la dirección del fichero que interese insertar, y rellenar los demás campos solicitados por la aplicación. A continuación puede verse el resultado de la inserción de un documento PDF alojado en La Bitácora del Tigre:

• Los ciento y pico libros del Tigre (versión html2pdf)

Nota sobre las miniaturas de los PDFs

Una de las novedades de la versión 4.7 de WordPress es la capacidad de la aplicación para crear miniaturas de los PDFs a partir del contenido de este tipo de documentos. Conviene tener en cuenta que esta funcionalidad no está operativa en los servidores del PNTE. Por tanto, y al menos de momento, los PDFs gestionados con la biblioteca multimedia no pueden mostrar sus correspondientes miniaturas.